Formulaires

Comment remplir un formulaire chez Bécassine?

Installez Adobe Acrobat Reader sur votre PC, Mac, iPhone, iPad ou appareil Android.
Repérez la page de notre site web contenant les liens concernant le formulaire que vous voulez remplir et envoyer. Vous la trouverez dans la section Formulaires de notre menu, qui se trouve soit dans une banderole à gauche du site, ou en appuyant sur le bouton ☰. Chacune de nos pages de formulaire contient un lien vers une copie PDF du formulaire, un lien vers la présente page et un lien vers une page d'envoi.
Téléchargez une copie du formulaire que vous souhaitez remplir. Pour les gens sur iPhone et iPad, passez à l'étape suivante.
Suivez les instructions spécifiques à votre plateforme.

Ordinateurs Windows & Mac

Ouvrez le PDF dans votre application favorite. Nous recommandons Adobe Reader. Tous les champs devraient être éditables, sauf pour la signature.
Une fois le PDF rempli et ouvert dans Adobe Reader, repérez le bouton suivant dans la banderole de droite:

Remplissez le PDF et signez-le. Pour la signature, nous vous recommandons de signer sur une feuille de papier blanc, de prendre en photo et d'importer la photo dans Adobe Acrobat Reader. Celle-ci sera alors enregistrée sur l'ordinateur et vous pourrez l'ajouter sur tous les formulaires subséquents en un simple clic. Veuillez noter que des initiales ne suffisent pas. N'oubliez pas de sauvegarder le PDF après l'avoir rempli et signé!
Rendez-vous sur la page d'envoi du formulaire (voir étape 1 si besoin) et fournissez l'information demandée. Attachez votre PDF rempli et signé et n'oubliez pas d'appuyer sur le bouton mauve pour confirmer la soumission du formulaire. Vous devriez ensuite voir un message vous disant que ce dernier a été acheminé avec succès.

iPhone et iPad

Dans le navigateur Safari, sur la page de notre site dédiée au formulaire que vous désirez remplir, cliquez sur le lien de téléchargement. Le formulaire devrait s'ouvrir au format PDF, mais sans être éditable.
Repérez ce bouton, qui devrait se situer dans le bas de l'écran:

Dans la liste d'applications, défilez au besoin jusqu'à ce que vous puissiez identifier Adobe Acrobat Reader. Il se peut que vous deviez appuyer sur ... afin de consulter une liste plus large d'applications.
Une fois que vous avez sélectionné Reader, sélectionnez Importer Dans Acrobat Reader.
Le PDF devrait s'ouvrir dans l'application. Appuyez sur le crayon dans le cercle bleu afin de choisir l'option Remplir Et Signer.
Remplissez le formulaire et appuyez sur l'icône de la plume, qui devrait se situer au bas de l'écran, afin de démarrer le processus de signature. Nous vous recommandons de signer sur une feuille de papier blanche et d'utiliser la fonction Photo de Reader pour générer votre signature. Une fois cela fait, votre signature numérisée sera accessible en un seul clic en tout temps. Une fois le formulaire rempli et signé, il se peut que vous ayez à appuyer sur le mot Terminé, écrit en bleu dans le coin supérieur gauche de l'application, afin d'enregistrer vos modifications et sortir du mode Remplir Et Signer.
Une fois le PDF rempli, signé et sauvegardé, rendez-vous sur la page d'envoi du formulaire (voir Étape 1 au besoin). Remplissez les champs demandés et attachez votre PDF signé à l'aide du bouton prévu à cet effet. L'application Fichiers devrait s'ouvrir, et vous devriez trouver le formulaire sous la section Acrobat Reader. N'oubliez pas d'appuyer sur le bouton mauve pour envoyer le formulaire! Une fois que ce sera fait, vous verrez un message vous informant que le formulaire a bien été transmis.
Si le formulaire que vous remplissez est récurrent (comme le formulaire COVID-19, par exemple) nous vous recommandons d'aller dans l'application Fichiers après l'envoi du formulaire pour effacer la copie se trouvant sur votre téléphone. Cela évitera une certaine confusion devant plusieurs fichiers au nom similaire les jours suivants.
Veuillez noter que certains iPhone et iPad plus vieux n'ont pas accès à la fonction Fichiers, qui permet de stocker et d'envoyer des fichiers tels que des PDF librement. Si vous éprouvez des difficultés, envoyez-nous un courriel au tech@cpebecassine.com et nous nous ferons un plaisir de trouver une solution avec vous.

Appareils Android

Des instructions propres au système Android seront très bientôt mises en ligne.

Pourquoi passer aux formulaires électroniques?

Trois principes de base guident notre passage aux formulaires électroniques:

Le CPE Bécassine encourage toutes les initiatives vertes, ce qui nous a permi d'être reconnus récemment comme CPE Durable. Particulièrement en ces temps de COVID-19, nous devons gérer de grandes quantités de papier quotidiennement, et le passage aux formulaires électroniques est une façon pour nous de diminuer considérablement à la fois nos dépenses et notre empreinte écologique.
Afin de libérer le plus possible le temps des éducatrices et de la direction, nous voulons adopter un système où les documents sont automatiquement classés et archivés, plutôt que divisés entre copies papier, copies par email et autres avenues éparses. Plus notre gestion est automatisée, plus notre personnel peut consacrer son temps aux enfants.
Un pivot vers les formulaires électroniques nous permet également de faire de plus en plus de travail de la maison, une flexibilité qui pourrait s'avérer cruciale pendant et après la pandémie. L'accès immédiat aux documents, plutôt que de devoir les scanner, est un pas important dans cette direction.

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